Die Datenqualität in Business Central entscheidet sich bei der Eingabe, nicht beim Monatsabschluss. Ein falsch ausgefülltes Feld auf einer Debitorenkarte oder einer Buchungsblattzeile steht ab diesem Moment in Ihren Daten, und jeder Bericht, den Sie danach erstellen, übernimmt den Fehler. Exsion 365 kombiniert deshalb zwei Dinge: Exsion Reporting, um die Fehler aufzuspüren, die trotzdem durchgekommen sind, und Field Validation von 2-Controlware, um die häufigsten Fehler bereits an der Quelle zu verhindern. Thomas Werkhoven, Geschäftsführer von Exsion 365 und selbst noch als Controller tätig, erläutert, warum Exsion Field Validation seit diesem Jahr in der eigenen Buchhaltung einsetzt und wie saubere Quelldaten das Berichtswesen auf Live-Daten aus Business Central in Excel zuverlässig halten.
Warum beginnen Fehler im Berichtswesen bei der Eingabe?
Schlechte Daten im Berichtswesen entstehen fast immer bei der Eingabe, nicht im Bericht selbst. Thomas sieht das von beiden Seiten. „Ich bin Inhaber von Exsion, aber ich komme bei Kunden auch als Controller oder CFO ins Haus. Und dann sieht man, wo es schiefgeht: Jemand füllt ein Feld falsch aus, und ab diesem Moment steckt der Fehler in den Daten."
Die Funktionsweise von Business Central verschärft das Problem. Eine Buchungsgruppe oder eine Dimension wird vom Stammsatz (der Tabelle Customer, Tabelle 18, oder der Kreditorenkarte) auf den Beleg übernommen und vom Beleg auf die gebuchten Posten in G/L Entry (Tabelle 17), Cust. Ledger Entry (Tabelle 21) oder Vendor Ledger Entry (Tabelle 25). Einmal gebucht, lassen sich diese Posten nicht mehr ändern. Eine falsche MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe auf einer einzigen Debitorenkarte erzeugt also nicht eine falsche Zeile, sondern eine falsche Zeile auf jeder Rechnung für diesen Debitor, bis es jemandem auffällt.
Meist fällt es erst auf, wenn die Zahlen bereits verschickt sind. Dann korrigieren Sie Fehler, statt zu lesen, was die Zahlen Ihnen sagen. Wie Thomas es formuliert: ein falsch ausgefülltes Feld, und ein Controller verbringt schnell einen halben Tag damit, herauszufinden, warum die Zahlen nicht aufgehen.
Was kostet ein Fehler, den Sie erst beim Monatsabschluss finden?
Derselbe Fehler hat einen völlig anderen Preis, je nachdem, an welcher Stelle der Kette Sie ihn abfangen. Bei der Eingabe kostet er wenige Sekunden, weil der Anwender das Feld korrigiert, bevor der Datensatz gespeichert wird. Nach der Buchung kostet er eine Stornobuchung, eine Korrekturbuchung, einen Vermerk für den Wirtschaftsprüfer und häufig ein Gespräch mit dem Kollegen, der die Eingabe vorgenommen hat. Beim Monatsabschluss, wenn der Bericht bereits versandt ist, kostet er Glaubwürdigkeit.
[[TABLE_START]]
Wo der Fehler abgefangen wird | Wer ihn behebt | Was es kostet | Auswirkung auf den Bericht
Bei der Eingabe, vor dem Speichern | Der eingebende Mitarbeiter | Ein Feld korrigieren, wenige Sekunden | Keine, der Datensatz ist von Anfang an korrekt
Bei der Buchung, im Buchungsblatt | Buchhaltung, am selben Tag | Vorschau prüfen, Zeile korrigieren | Keine, sofern vor der Buchung erkannt
Nach der Buchung, im Laufe des Monats | Controller | Storno plus Korrekturbuchung, Prüfpfad | Bericht zum Monatsabschluss noch korrekt
Beim Monatsabschluss, im Bericht | Controller, unter Zeitdruck | Suche in den Sachposten, Storno, Bericht neu erstellen | Abschluss verzögert sich, bereits geteilte Zahlen ändern sich
Nachdem der Bericht versandt ist | Controller und Geschäftsleitung | Korrektur erklären | Vertrauen in die Zahlen sinkt
[[TABLE_END]]
Das ist das Kernargument für Prävention. Exsion setzt Field Validation seit einigen Monaten ein, mit harten Zahlen ist Thomas deshalb vorsichtig. „Was ich merke, ist, dass die Quelldaten sauberer hereinkommen und wir weniger Zeit mit Nacharbeit verbringen."
Aufspüren kann Exsion bereits, Verhindern ist der nächste Schritt
Exsion Reporting ist gut im Aufspüren. Sie holen G/L Entry (Tabelle 17) oder Cust. Ledger Entry (Tabelle 21) nach Excel, aktualisieren, und ein Validierungsbericht zeigt sofort, wo etwas nicht stimmt, etwa eine Buchung auf dem falschen Sachkonto oder eine fehlende Dimension. Da 700.000 Sachposten in unter fünf Sekunden geladen werden, ist eine Prüfung des gesamten Hauptbuchs ein Klick und kein Nachmittag. „Exsion ist der Detektiv, es stellt fest, was schiefgeht", erklärt Thomas.
Die Grenze des Aufspürens ist, dass es immer im Nachhinein geschieht. Sie können Ihren Bericht verfeinern, so viel Sie wollen, aber Sie finden Fehler weiterhin erst, nachdem sie gemacht wurden. Im nächsten Monat tippt jemand dasselbe Feld wieder falsch ein. Der eigentliche Gewinn liegt also nicht im besseren Aufspüren, sondern im Verhindern, und das funktioniert nur, wenn die Daten an der Quelle stimmen.
Was leistet Field Validation in Business Central?
Field Validation von 2-Controlware legt Regeln auf Felder in Business Central. Wird etwas vergessen oder falsch ausgefüllt, kommt der Anwender nicht weiter, bis es stimmt. Sie legen selbst fest, wann eine Regel gilt, sodass Anwender keine Meldungen zum falschen Zeitpunkt erhalten; eine Regel, die für einen EU-Debitor relevant ist, stört niemanden, der einen inländischen Debitor anlegt.
Thomas nennt Beispiele aus der eigenen Buchhaltung von Exsion. „Bei einem Debitor mit einer MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe EU muss eine USt-IdNr. eingetragen werden. Eine Rechnungs-E-Mail-Adresse muss vorhanden sein, damit die Rechnung an der richtigen Stelle ankommt. Und bei Verträgen erfassen wir den richtigen Abgrenzungscode, zusammen mit dem Enddatum und der Partnerdimension."
Diese drei Beispiele decken genau die Kategorien ab, die die meiste Nacharbeit verursachen: ein steuerliches Feld, das an einer Buchungsgruppe hängt, eine Referenz, von der ein nachgelagerter Prozess abhängt, und eine Gruppe von Feldern, die gemeinsam vollständig sein muss.
Welche Felder und Buchungen gehen typischerweise schief?
Fragen Sie einen Controller, der in Business Central Abschlüsse erstellt, und dieselbe Handvoll Felder kommt zur Sprache: optional in der Standardeinrichtung, Pflicht für Ihr Berichtswesen.
- Dimensionen. Eine leere Kostenstellen- oder Projektdimension auf einer Einkaufszeile bedeutet, dass die Kosten ohne Verantwortlichen in der Gewinn- und Verlustrechnung landen. Im Dimensionsbericht erscheint eine leere Spalte, die jemand von Hand zuordnen muss.
- Buchungsgruppen. Eine falsche Geschäfts- oder Produktbuchungsgruppe leitet Umsatz oder Kosten auf das falsche Sachkonto in G/L Account (Tabelle 15). Die Summe stimmt, die Aufteilung nicht, und niemand bemerkt es, bis die Margenanalyse seltsam aussieht.
- MwSt.-Felder. Ein EU-Debitor ohne USt-IdNr. oder eine MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe, die nicht zum Land passt, führt zu einer Umsatzsteuer-Voranmeldung mit manuellen Korrekturen.
- Fehlende Referenzen. Eine fehlende Rechnungs-E-Mail-Adresse, externe Belegnummer oder ein fehlendes Vertragsenddatum verhindert die Buchung nicht, wohl aber den Prozess dahinter: Die Rechnung kommt nicht an, der Ausgleich stimmt nicht, die Abgrenzung läuft einen Monat zu lang.
Für jeden dieser Fälle bietet die Standardeinrichtung von Business Central einen gewissen Schutz (etwa Pflichtdimensionswerte auf einem Sachkonto), doch vieles davon sitzt auf Kontoebene und nicht auf der Ebene eines bestimmten Debitors, Kreditors oder Vertrags. Mit Field Validation setzen Sie die Regel genau dort, wo der Fehler entsteht, auf der Karte oder der Zeile, unter den Bedingungen, die Sie festlegen. Die Finanzübersicht auf Microsoft Learn beschreibt die Standardbuchungseinrichtung, auf der diese Regeln aufbauen.
Wie arbeiten Field Validation und Exsion Reporting zusammen?
Field Validation und Exsion Reporting verstärken einander. „Exsion stellt fest, was schiefgeht, und mit Field Validation sorgen Sie präventiv dafür, dass es nicht wieder passiert", sagt Thomas. In der Praxis sieht der Kreislauf so aus.
- Erstellen Sie mit Exsion Reporting einen Validierungsbericht in Excel: zum Beispiel alle Sachposten der Periode mit leerer Abteilungsdimension oder alle Debitoren mit EU-Buchungsgruppe und ohne USt-IdNr. Die Aktualisierung dauert Sekunden, und die Abfragedefinition liegt in der Arbeitsmappe, sodass die Prüfung jeden Monat wiederverwendbar ist.
- Betrachten Sie das Muster. Handelt es sich um ein Sachkonto, einen Anwender, eine Belegart? Das entscheidet, ob die Lösung in die Standardeinrichtung von Business Central gehört oder in eine Feldregel.
- Wo sich der Fehler wiederholt, legen Sie in Field Validation eine Regel auf dieses Feld, mit der Bedingung, unter der sie gilt.
- Lassen Sie die Exsion-Prüfung weiterlaufen. Im nächsten Monat sollte der Bericht leer zurückkommen. Ist er das nicht, haben Sie die nächste Regel gefunden.
Manchmal fangen Sie einen Fehler einfach mit Exsion innerhalb des Business Central-Standards ab. In anderen Fällen ist eine Validierung auf einem Feld genau das, was Sie brauchen. So decken Sie die gesamte Kette ab, von der Eingabe bis zum Bericht. Einen vergleichbaren Ansatz für das Hauptbuch selbst beschreibt der englischsprachige Beitrag General ledger checks without the hassle.
Warum machen saubere Quelldaten das Berichtswesen in Excel zuverlässig?
Exsion Reporting liest Live-Daten aus Business Central über die API, ohne Kopie in einem Data Warehouse oder einer Azure-Datenbank dazwischen. Der Bericht zeigt immer, was gerade in Business Central steht, über jeden Mandanten hinweg, den Sie im Abfrageraster anhaken. Das bedeutet auch, dass der Bericht genau so gut ist wie die Quelle; es gibt keine Zwischenschicht, in der jemand stillschweigend eine leere Dimension ausbessert.
Mit Field Validation davor wird diese Direktheit zum Vorteil statt zum Risiko. Die 16 Live-Finanzfunktionen, die PivotTable mit bis zu 25 Millionen Zeilen und der Show-Details-Drilldown, der Business Central genau auf dem richtigen Sachkonto und Zeitraum öffnet, verlassen sich alle darauf, dass die Posten das richtige Konto, die richtige Dimension und die richtige Buchungsgruppe tragen. Saubere Eingabe bedeutet, dass der Drilldown die Zahl erklärt, statt ein Datenproblem offenzulegen.
Warum 2-Controlware?
Dass es 2-Controlware wurde, lag nahe. „Der Gründer ist wie ich Wirtschaftsprüfer, und er arbeitet selbst seit Jahren mit Exsion", erzählt Thomas. Sie lernten sich auf einem Kundentag eines gemeinsamen Partners kennen und veranstalten inzwischen gemeinsam Webinare. „Während er seit Jahren ein Fan von Exsion ist, bin ich ein Fan seiner Field Validation geworden." Kein Zufall, denn sie betrachten Daten auf dieselbe Weise: lieber an der Quelle richtig als im Nachhinein korrigiert.
Die ersten Erfahrungen
Thomas beobachtet eine breitere Verschiebung bei den Exsion-Anwendern. „In den letzten Jahren nutzen Controller Exsion immer häufiger nicht nur, um zu berichten, sondern auch, um ihre Zahlen zu prüfen." Field Validation ist für ihn der nächste Schritt: nicht nur sehen, dass etwas falsch ist, sondern verhindern, dass es passiert. Je sauberer die Quelle, desto mehr Zeit im Monat bleibt einem Controller für die Frage, was die Zahlen bedeuten.
Möchten Sie selbst saubere Daten an der Quelle?
Arbeiten Sie mit Business Central und kennen Sie diesen Strom an Eingabefehlern? Saubere Daten an der Quelle und ein zuverlässiges Berichtswesen in Excel gehören zusammen. Exsion Reporting installieren Sie aus AppSource in etwa fünf Minuten, mit einer vollständigen Testphase von 30 Tagen und öffentlichen Preisen. Nehmen Sie Kontakt mit Exsion 365 auf, und wir zeigen Ihnen, wie die Kombination aus Validierung bei der Eingabe und Live-Berichtswesen in Excel in Ihrer Situation funktioniert.
Thomas Werkhoven ist Geschäftsführer von Exsion 365 und arbeitet selbst noch als Controller.
Häufig gestellte Fragen
[[FAQ_START]]
Was ist Field Validation für Business Central? | Field Validation ist eine Business Central-Erweiterung von 2-Controlware, die Regeln auf Felder legt. Wird ein Feld vergessen oder falsch ausgefüllt, kommt der Anwender nicht weiter, bis es stimmt, und Sie legen selbst fest, unter welchen Bedingungen jede Regel gilt.
Ist Field Validation Bestandteil von Exsion Reporting? | Nein. Field Validation ist ein eigenständiges Produkt von 2-Controlware, das Exsion 365 in der eigenen Buchhaltung einsetzt und neben Exsion Reporting empfiehlt. Exsion spürt die Fehler in Ihren Daten auf, Field Validation verhindert sie bei der Eingabe.
Welche Felder in Business Central verursachen die meisten Berichtsfehler? | Dimensionen wie Kostenstelle oder Projekt, Geschäfts- und MwSt.-Buchungsgruppen, USt-IdNr. bei EU-Debitoren sowie Referenzfelder wie Rechnungs-E-Mail-Adresse, externe Belegnummer und Vertragsenddatum.
Warum Fehler nicht einfach nach der Buchung korrigieren? | Gebuchte Posten lassen sich in Business Central nicht ändern, jede Korrektur ist also ein Storno plus eine neue Buchung, und derselbe Fehler kehrt im nächsten Monat oft zurück. Verhindern bei der Eingabe kostet Sekunden; Korrigieren beim Monatsabschluss kostet Stunden und kann den Abschluss verzögern.
Wie finde ich bestehende Datenfehler in Business Central? | Holen Sie die betreffende Tabelle, etwa G/L Entry (Tabelle 17) oder Customer (Tabelle 18), mit Exsion Reporting nach Excel und filtern Sie auf leere Dimensionen, abweichende Buchungsgruppen oder fehlende USt-IdNr. Die Prüfung läuft in Sekunden und ist jeden Monat wiederverwendbar.
[[FAQ_END]]