Die Konsolidierung mehrerer Mandanten in Business Central gelingt in Excel, wenn Sie drei Dinge in dieser Reihenfolge erledigen: jedes Sachkonto in jedem Mandanten einer gemeinsamen Kontenkategorie und Unterkategorie zuordnen, diese Zuordnung auf Vollständigkeit prüfen, und anschließend alle Mandanten in einer einzigen Excel-Abfrage live aus dem Hauptbuch abrufen. Die Kontenkategorie wird damit zur gemeinsamen Sprache für Gesellschaften mit unterschiedlichen Kontenrahmen. Ist die Zuordnung vollständig, aktualisiert sich die Konzern-GuV über alle Mandanten mit einem Klick, und jede Konzernzahl lässt sich bis auf den einzelnen Mandanten und das einzelne Sachkonto zurückverfolgen. Ein Data Warehouse, eine Azure-SQL-Kopie oder eine Power-BI-Lizenz brauchen Sie dafür nicht.
Dieser Beitrag beschreibt die Methode Schritt für Schritt, ordnet sie fair gegenüber der Unternehmenskonsolidierung von Microsoft ein und zeigt an einer Gruppe mit drei Mandanten, davon einem in Schweizer Franken, wo die Grenze zwischen Exsion Reporting und Exsion Corporate verläuft.
Fragen Sie einen Leiter Rechnungswesen, warum der Konzernabschluss auf Monatsbasis vier Tage dauert, dann hören Sie selten etwas über die Addition. Drei andere Dinge sind das Problem.
Erstens teilen sich die Mandanten fast nie einen Kontenrahmen. Die Holding wurde nach SKR04 eingerichtet, die Schweizer Tochter kam über eine Übernahme mit eigener Kontennummerierung dazu, und der dritte Mandant wurde aus einer Vorlage kopiert, die seither eigene Wege gegangen ist. Das Sachkonto 4310 bedeutet in jedem Mandanten etwas anderes.
Zweitens kann niemand nachweisen, dass die Zuordnung vollständig ist. Meist liegt das Mapping in einer Excel-Datei, die eine einzige Person pflegt. Ein neu eröffnetes Sachkonto fällt stillschweigend heraus, und die Konzernsumme ist so lange falsch, bis Monate später jemand über eine Abweichung stolpert.
Drittens zerstört die Konsolidierung die Nachvollziehbarkeit. Sobald drei Mandanten zu einer Zahl verdichtet sind, fragt der CFO, warum die sonstigen betrieblichen Aufwendungen um 18 Prozent gestiegen sind, und Sie sitzen wieder in drei getrennten Business-Central-Sitzungen mit der Exportschaltfläche.
Business Central bringt eine eigene Konsolidierungsfunktion mit, und Sie sollten sie kennen, bevor Sie sich entscheiden. Jeder Mandant wird als Geschäftseinheit eingerichtet, und die Salden werden in einen separaten Konsolidierungsmandanten übertragen, den Microsoft als reinen Container für die konsolidierten Daten ohne eigenes operatives Geschäft beschreibt. Für jedes buchbare Sachkonto in jedem Mandanten hinterlegen Sie ein Konsolidierungs-Sollkonto und ein Konsolidierungs-Habenkonto. Bei Fremdwährungsmandanten legen Sie zusätzlich pro Konto eine Umrechnungsmethode fest, typischerweise Durchschnittskurs für GuV-Konten, Stichtagskurs für Bilanzkonten und einen zusammengesetzten Kurs für den Gewinnvortrag. Die Details finden Sie in der Microsoft-Dokumentation zur Konsolidierung von Unternehmen.
Für eine stabile Gruppe mit gesetzlicher Konsolidierungspflicht kann das genau richtig sein. Zwei Punkte sollten Sie vorher wissen. Microsoft schreibt selbst, dass die Verarbeitung der Konsolidierungseliminierungen ein manueller Prozess ist. Und der Konsolidierungsmandant ist eine periodische Übertragung, keine Live-Sicht; ein Managementbericht auf dieser Basis zeigt den Stand des letzten Konsolidierungslaufs, nicht das Hauptbuch von heute Morgen.
Wer jeden Monat eine Konzern-GuV braucht und nicht einmal im Jahr einen Konzernabschluss nach HGB, hat damit oft mehr Maschinerie, als die Aufgabe verlangt.
Auf der Sachkontokarte, also in der Tabelle Sachkonto (G/L Account, Tabelle 15), trägt jedes Konto eine Kontenkategorie und eine Kontenunterkategorie. Business Central kennt sechs feste Kategorien: Vermögen, Verbindlichkeiten, Eigenkapital, Erlöse, Herstellkosten und Aufwand. Die Unterkategorien sind die flexible Ebene, weil Sie sie selbst definieren. Microsoft empfiehlt ausdrücklich, dass jedes Konto im Kontenplan einer Kategorie und einer Unterkategorie zugeordnet sein soll.
In den meisten Gruppen ist dieses Feld nur teilweise gepflegt; die in Eile beim Jahresabschluss angelegten Konten tragen oft keine Unterkategorie. Über mehrere Mandanten hinweg ist das gefährlich, weil ein nicht zugeordnetes Konto in der kleinsten Tochter eine Konzernsumme erzeugt, die plausibel aussieht und falsch ist. Die erste Aufgabe jeder Konsolidierung ist deshalb nicht der Berichtsaufbau, sondern das lückenlose Ausfüllen von Kategorie und Unterkategorie für jedes Sachkonto in jedem Mandanten.
Halten Sie das Mapping in Business Central und nicht im Berichtswerkzeug. Dort liegt es im führenden System, unterliegt demselben Berechtigungsmodell wie das übrige Hauptbuch und wird von der Person gepflegt, die das Konto eröffnet. Wechselt die Gruppe in drei Jahren das Berichtswerkzeug, bleibt die Konzernstruktur, wo sie ist.
Die Arbeitsmappe beginnt mit einem Menüblatt, das die Parameter der gesamten Konsolidierung enthält. Bevor Sie es anfassen, stimmen Sie mit dem CFO die Unterkategorien ab, auf die der Konzern berichtet; das ist eine fachliche Entscheidung, keine technische. Die Unterkategorien werden zu den Zeilen der Konzern-GuV: zu grob, und jede Sitzung wird zur Drill-down-Übung, zu fein, und der Bericht ist eine Summen- und Saldenliste mit schönerer Schrift.
Vor jeder Auswertung listet ein Prüfblatt jedes Sachkonto aller Mandanten mit seiner Kategorie und Unterkategorie auf. Eine Spalte trägt den Zuordnungsstatus, und die Prüfung ist simpel: Filtern Sie auf alles, was nicht auf "nicht zutreffend" steht. Jedes Konto in diesem Filter ist ein Konto ohne Zuordnung in einem Mandanten, den Sie gleich konsolidieren wollen.
Über Show Details springen Sie direkt in Business Central auf genau dieses Konto in genau diesem Mandanten und tragen die Unterkategorie an der Quelle nach. Führen Sie diesen Filter bei jedem Monatsabschluss aus, nicht nur bei der Einführung; neue Konten entstehen laufend.
Zurück in Excel baut eine Aktualisierung die Mapping-Tabelle direkt aus Business Central neu auf, und die Korrektur von eben ist bereits enthalten. Der Prüffilter liefert nun keinen Treffer mehr. Ab diesem Punkt ist die Struktur unter den Zahlen bewiesen, nicht angenommen.
Die Buchungen aller Mandanten kommen aus der Tabelle Sachposten (G/L Entry, Tabelle 17). In der Abfragedefinition von Exsion Reporting, die als lesbares Raster in der Arbeitsmappe steht, haken Sie die gewünschten Mandanten an; das Ergebnis erhält eine Mandantenspalte, und die Auswahl funktioniert auch über mehrere Umgebungen hinweg. Eine Gruppe, die auf mehreren Ebenen berichtet, etwa Gesamtkonzern, nur die deutschen Gesellschaften, nur der Bau, erzeugt jede Sicht durch einen Filter statt durch drei getrennte Berichte.
Die Periode setzen Sie mit Business Centrals eigener Filtersyntax, zum Beispiel 01-01-26..31-03-26 für das erste Quartal. Laufendes Jahr und Vorjahr werden gleichzeitig geladen. Arbeitet Ihre Gruppe nicht in Kalendermonaten, sondern in Vier-Wochen-Perioden oder einem 4-4-5-Kalender, schalten Sie von Monat auf Buchhaltungsperiode um, und der Bericht folgt den in Business Central definierten Perioden.
Neben dem Konzernbericht liegt eine PivotTable mit dem vollständigen Detail. Ein Doppelklick auf eine Zahl zeigt die zugrunde liegenden Zeilen: welche Sachkonten in welchen Mandanten sie gebildet haben. Show Details öffnet Business Central direkt gefiltert auf das Konto und den Datumsbereich hinter einer Zelle. Die Frage des CFO wird beantwortet, während sie gestellt wird, in derselben Datei, statt als Aktionspunkt einen halben Tag später anzukommen.
Nehmen wir eine mittelständische Gruppe aus dem Maschinenbau: die Holding in Stuttgart (EUR), eine Vertriebsgesellschaft in München (EUR) und eine Produktionstochter in Zürich (CHF). Alle drei laufen als Mandanten in einer Business-Central-Umgebung. Die Zahlen sind zur Veranschaulichung gewählt.
Im Prüfblatt zeigen sich nach dem ersten Lauf zwei Lücken: ein neu eröffnetes Konto für Leasingaufwand in München und ein Konto für Fremdwährungsdifferenzen in Zürich, beide ohne Unterkategorie. Beide werden über Show Details auf der Sachkontokarte nachgetragen; nach dem Aktualisieren liefert der Filter null Treffer.
Dann die Währung. Der Zürcher Mandant bucht in CHF, und sein Hauptbuch bleibt in CHF. Für die Konzern-GuV ziehen Sie neben dem Betrag den Kurs aus der Tabelle Währungswechselkurs (Currency Exchange Rate, Tabelle 330) in dieselbe Abfrage und rechnen in Excel um. Bei einem Quartalsumsatz von 2.400.000 CHF und einem Durchschnittskurs von 0,96 landen 2.304.000 EUR in der Konzernzeile Umsatzerlöse; die Bilanzkonten rechnen Sie zum Stichtagskurs um. Welche Methode Sie pro Kontengruppe wählen, ist eine Entscheidung des Rechnungswesens, und sie steht sichtbar in der Arbeitsmappe.
Schließlich die Intercompany-Beziehungen. München hat im Quartal Maschinen für 850.000 EUR bei Zürich gekauft. In der Konzern-GuV darf dieser Umsatz nicht stehen, sonst weist der Konzern 850.000 EUR Umsatz und 850.000 EUR Wareneinsatz aus, die es nach außen nie gab. Mit Exsion Reporting lösen Sie das über eine Dimension oder ein eigenes Intercompany-Konto, das Sie in der Konzernsicht herausfiltern, und dokumentieren die Eliminierungsbuchungen in einem separaten Blatt. Für die Zürcher Tochter bleibt damit eine Konzernzeile, die jede Sitzung übersteht: 2.304.000 EUR Umsatz abzüglich 816.000 EUR Intercompany-Umsatz zum selben Durchschnittskurs, also 1.488.000 EUR Außenumsatz, und jede dieser Zahlen führt per Doppelklick zurück zu den Sachposten in Zürich.
Es gibt fünf ernsthafte Wege zu einer Konzern-GuV aus Business Central, und die ehrliche Antwort ist, dass sie zu unterschiedlichen Situationen passen.
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Methode | Einrichtung | Aktualität der Daten | Eliminierungen und Währung | Geeignet für
Manueller Export je Mandant | Keine, aber jeden Monat neu | Stand des Exports | Von Hand in Excel | Zwei Mandanten, seltene Berichte
Business Central Unternehmenskonsolidierung | Geschäftseinheiten, Konsolidierungskonten je Sachkonto, Umrechnungsmethode je Konto | Stand des letzten Konsolidierungslaufs | Eliminierungen laut Microsoft manuell, Währungsumrechnung eingebaut | Stabile Gruppen mit gesetzlicher Konsolidierungspflicht
Power BI | Datenmodell, Gateway oder Kopie, Lizenz je Nutzer | Nach Zeitplan des Datenmodells | Im Datenmodell zu bauen | Konzernkennzahlen neben operativen Daten für viele Leser
Exsion Reporting mandantenübergreifend | Installation aus AppSource in etwa fünf Minuten, Zuordnung der Kontenkategorien | Live bei jeder Aktualisierung | Währung über Tabelle 330 in Excel, Eliminierungen über Filter und Dokumentation | Gruppen in einer Umgebung mit gemeinsamer Kategorienstruktur, monatliche Konzern-GuV
Exsion Corporate | Konsolidierungsschicht über mehrere Datenbanken | Bei jeder Aktualisierung | Intercompany-Eliminierungen und Währungsumrechnung als Funktion des Werkzeugs | Gruppen mit vielen Mandanten, mehreren Datenbanken oder nicht abgleichbaren Kontenrahmen
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Zur Fairness: Velixo, das Business Central neben Acumatica, Sage Intacct und weiteren ERP-Systemen unterstützt, bietet ebenfalls Funktionen für mehrere Gesellschaften an, und Jet Reports von InsightSoftware deckt Konsolidierung seit Langem ab. Was die Werkzeuge wirklich trennt, sind engere Fragen: Wo liegt das Mapping? Komme ich in einem Schritt von der Konzernzahl zu Mandant und Sachkonto? Für wie viele ERP-Systeme baut der Anbieter?
Bei Exsion liegt das Mapping in Business Centrals eigenen Kontenkategorien, die Prüfung läuft vor dem Bericht, der Drill-down liefert Mandant und Konto in einem Klick, die Berechtigungen werden aus Business Central geerbt, und Business Central ist das einzige ERP-System, für das das Produkt gebaut ist. Zur Geschwindigkeit ein Anhaltspunkt: 700.000 Sachposten laden in unter fünf Sekunden, und Excel bleibt während der Aktualisierung bedienbar. Die Preise stehen öffentlich auf der Preisseite, mit einem vollständigen Test über 30 Tage.
Die Methode in diesem Beitrag verwendet Exsion Reporting und funktioniert, wenn alle Mandanten in Business Central liegen und eine gemeinsame Struktur aus Kontenkategorie und Unterkategorie tragen können. Für die Gruppe aus dem Beispiel, drei Mandanten in einer Umgebung, wenige Intercompany-Ströme, eine Fremdwährung, reicht das aus.
Manche Gruppen brauchen mehr. Liegen Gesellschaften in verschiedenen Datenbanken oder Systemen, lassen sich die Kontenrahmen nicht allein über Kontenkategorien abgleichen, wachsen die Intercompany-Beziehungen auf Dutzende von Strömen mit Zwischengewinnen und Beteiligungen, oder verlangt der Konzernabschluss Normalisierung und Transformation über ein gemeinsames Mapping hinaus, dann ist Exsion Corporate das Werkzeug dafür. Es ist für die Konsolidierung von Business-Central-Gruppen gebaut, mit Intercompany-Eliminierungen, Währungsumrechnung und Konzernberichterstattung als Bestandteil des Produkts, und es berichtet über mehrere Datenbanken hinweg.
Die Entscheidung ist einfach. Ist eine gemeinsame Kategorienstruktur über Ihre Business-Central-Mandanten erreichbar, beginnen Sie mit der Methode oben. Ist sie das nicht, oder werden die Eliminierungsbuchungen zum eigenen Arbeitsgebiet, braucht die Gruppe eine eigene Konsolidierungsschicht. Ein Beispiel dafür, wie weit die mandantenübergreifende Methode trägt: N+P Group berichtet über 45 Gesellschaften ohne einen einzigen Export und ist in vier Jahren von 7 auf 50 Lizenzen gewachsen.
Punkt acht ist derjenige, den Gruppen überspringen, und derjenige, der die Konsolidierung im zweiten Jahr korrekt hält. Wenn Sie die Methode an Ihrem eigenen Kontenplan sehen möchten, vereinbaren Sie eine Demo oder starten Sie über exsion365.com/de mit dem 30-tägigen Test. Die englische Fassung mit Video-Walkthrough über fünf Gesellschaften finden Sie im Beitrag How to consolidate multiple companies in Business Central using Excel.
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Wie konsolidiere ich mehrere Mandanten in Business Central in Excel? | Ordnen Sie jedes Sachkonto in jedem Mandanten einer Kontenkategorie und Unterkategorie zu, prüfen Sie die Zuordnung auf Vollständigkeit und rufen Sie anschließend alle Mandanten in einer Excel-Abfrage aus der Tabelle Sachposten ab. Die gemeinsame Kategorienstruktur macht die Summen über unterschiedliche Kontenrahmen hinweg vergleichbar.
Brauche ich dafür einen Konsolidierungsmandanten in Business Central? | Für die hier beschriebene Methode nicht. Die Unternehmenskonsolidierung von Microsoft überträgt Salden in einen separaten Konsolidierungsmandanten und verlangt Geschäftseinheiten, Konsolidierungskonten je Sachkonto und Umrechnungsmethoden je Konto. Die Auswertung über Kontenkategorien direkt aus den Quellmandanten liefert die Konzernsicht ohne diese Einrichtung und liest bei jeder Aktualisierung Live-Daten.
Wie funktioniert die Währungsumrechnung für einen Mandanten in CHF? | Der CHF-Mandant bleibt in seiner Buchungswährung. In der Excel-Abfrage ziehen Sie neben dem Betrag den Kurs aus der Tabelle Währungswechselkurs (Tabelle 330) und rechnen GuV-Konten zum Durchschnittskurs und Bilanzkonten zum Stichtagskurs um. Die gewählte Methode je Kontengruppe steht sichtbar in der Arbeitsmappe.
Wie gehe ich mit Intercompany-Eliminierungen um? | Bei wenigen Intercompany-Strömen filtern Sie Intercompany-Konten oder eine entsprechende Dimension aus der Konzernsicht heraus und dokumentieren die Eliminierungsbuchungen in einem separaten Blatt. Wachsen die Beziehungen auf viele Ströme mit Zwischengewinnen oder mehreren Datenbanken, übernimmt Exsion Corporate die Intercompany-Eliminierungen und die Währungsumrechnung als Funktion des Werkzeugs.
Kann ich sehen, aus welchem Mandanten und Sachkonto eine Konzernzahl stammt? | Ja. Neben dem Konzernbericht liegt eine PivotTable mit dem vollständigen Detail, und ein Doppelklick auf eine Zahl zeigt die Sachkonten und Mandanten dahinter. Show Details öffnet Business Central direkt gefiltert auf das Konto und den Datumsbereich hinter der Zelle.
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