Consolidatie van meerdere Business Central-administraties in Excel werkt zo: je geeft elke grootboekrekening in elke administratie dezelfde rekeningcategorie en subcategorie, je controleert dat er geen rekening zonder mapping is overgebleven, en je haalt daarna de grootboekposten van alle administraties in één keer live in Excel. De subcategorieën worden de regels van je geconsolideerde winst- en verliesrekening, ook als de rekeningschema's per vennootschap verschillen. Eliminatieboekingen zet je als aparte regels in dezelfde werkmap, vernieuwen doe je met één klik, en vanuit elk geconsolideerd cijfer klik je terug naar de administratie en de rekening waar het vandaan komt.
Dat is de hele methode. Hieronder werk ik het uit voor een Nederlandse holding met drie administraties, inclusief waar de Bedrijfsconsolidatie van Business Central past en wanneer je Exsion Corporate nodig hebt.
Vraag een groepscontroller waarom de geconsolideerde cijfers pas in de tweede week na de maandafsluiting klaar zijn, en het antwoord gaat zelden over het optellen. Drie administraties bij elkaar tellen is geen probleem. Het werk zit in drie andere dingen.
Ten eerste hebben de vennootschappen bijna nooit hetzelfde rekeningschema. De holding is jaren geleden ingericht, de werkmaatschappij is overgenomen met haar eigen nummering, en rekening 4310 betekent in elke administratie iets anders. Ten tweede kan niemand aantonen dat de mapping compleet is; die staat meestal in een spreadsheet die één persoon bijhoudt, en een nieuwe rekening in één vennootschap valt er stilletjes buiten. Ten derde vernietigt consolidatie de herleidbaarheid: zodra de CFO vraagt waarom de overige bedrijfskosten 18 procent hoger zijn, zit je weer in drie losse Business Central-sessies met de exportknop.
Business Central heeft een eigen consolidatiefunctie, en het is verstandig die te kennen voordat je iets kiest. Elke administratie in de consolidatie wordt een bedrijfseenheid, en de saldi worden overgezet naar een aparte geconsolideerde administratie. Microsoft omschrijft die als een container voor de geconsolideerde gegevens, zonder eigen operationele boekingen. Voor elke boekingsrekening in elke administratie vul je de velden Consol. Debit Acc. en Consol. Credit Acc. in, zodat Business Central weet op welke rekening in de geconsolideerde administratie het saldo moet landen. Werken de vennootschappen in verschillende valuta, dan stel je per rekening een omrekenmethode in: meestal de gemiddelde koers voor resultaatrekeningen, de slotkoers voor balansrekeningen en een samengestelde koers voor ingehouden winst. De volledige opzet staat in de documentatie van Microsoft over het consolideren van financiële gegevens uit meerdere bedrijven.
Dit werkt, en voor een stabiele groep met een wettelijke consolidatieplicht kan het precies goed zijn. Twee dingen moet je wel weten. Microsoft schrijft zelf dat het verwerken van eliminaties een handmatig proces is, en de geconsolideerde administratie is een periodieke overdracht, geen live beeld. Voor een controller die elke maand een groepsresultaat nodig heeft, en niet alleen een geconsolideerde jaarrekening bij de jaarafsluiting, is dat vaak meer machinerie dan het werk vraagt.
De methode leunt op drie tabellen en twee velden op de grootboekrekeningkaart.
Business Central kent zes vaste rekeningcategorieën: activa, passiva, eigen vermogen, opbrengsten, kostprijs van de omzet en kosten. De subcategorieën definieer je zelf, en daar zit de flexibiliteit. Microsoft stelt dat elke rekening in het rekeningschema aan een categorie en subcategorie gekoppeld hoort te zijn. In de praktijk is dat veld bij de meeste groepen half gevuld: de rekeningen die finance in de haast van een jaarafsluiting heeft aangemaakt, missen vaak de subcategorie.
Houd de mapping in Business Central en niet in het rapportagetool. Dan leeft ze in het bronsysteem, valt ze onder hetzelfde rechtenmodel als het grootboek en wordt ze onderhouden door wie de rekening aanmaakt. Wisselt de groep ooit van rapportagesoftware, dan blijft de groepsstructuur gewoon staan.
Neem als voorbeeld een fictieve groep: Holding BV in Gouda, werkmaatschappij Bouw BV, en een Britse dochter Services Ltd die in ponden rapporteert. Alle drie draaien in dezelfde Business Central-omgeving. De holding factureert elke maand een managementvergoeding aan Bouw BV. De cijfers hieronder zijn ter illustratie.
Spreek eerst met de CFO af op welke regels de groep wil rapporteren. Dit is een financiële keuze, geen technische. De subcategorieën worden de regels van de geconsolideerde winst- en verliesrekening en de geconsolideerde balans, dus het detailniveau dat je hier kiest is het detailniveau dat de directie krijgt. Een werkbare regel: elke subcategorie moet een regel zijn waar iemand ooit een vraag over stelt.
Daarna vul je categorie en subcategorie in voor elke rekening in elke administratie, zonder uitzondering. Bouw BV heeft rekening 4310 voor huur en Services Ltd heeft 7200 voor rent; beide krijgen de subcategorie Huisvestingskosten.
Haal met Exsion Reporting de grootboekrekeningen (tabel 15) van alle drie de administraties in één werkblad: vink de drie administraties aan in het raster, en het resultaat krijgt een kolom met de administratienaam. Filter op een lege subcategorie. Alles wat in dat filter verschijnt is een rekening die je op het punt staat te consolideren zonder dat ze ergens landt.
Bij drie administraties en een volledig rekeningschema levert dat in de praktijk een handvol treffers op, bijvoorbeeld een materieelrekening in Bouw BV waar de subcategorie ontbreekt. Show Details op die regel opent Business Central rechtstreeks op die rekening in die administratie, zodat je de subcategorie aan de bron invult. Terug in Excel druk je op vernieuwen en is het filter leeg. Herhaal deze controle bij elke maandafsluiting, niet alleen bij de inrichting; nieuwe rekeningen blijven komen.
Nu de mapping staat, haal je de grootboekposten (tabel 17) op voor de drie administraties tegelijk, gefilterd op het boekjaar en het vergelijkingsjaar. Voeg tabel 15 toe als join; Exsion stelt de sleutel op rekeningnummer zelf voor, zodat elke post meteen zijn categorie en subcategorie meekrijgt. De querydefinitie staat als leesbaar raster in de werkmap (tabel, administraties, velden, filters, joins), dus een collega ziet precies wat er achter de cijfers zit.
Volume is geen zorg. Exsion laadt 700.000 grootboekposten in minder dan vijf seconden, en de uitvoer gaat rechtstreeks naar het gegevensmodel van een draaitabel, waar 25 miljoen Business Central-regels in passen.
Services Ltd boekt in ponden. Haal naast het bedrag ook de koers op uit de valutawisselkoersen (tabel 330), gekoppeld op valutacode en datum, en reken in Excel om naar euro. Voor resultaatrekeningen gebruik je doorgaans de gemiddelde koers van de periode, voor balansrekeningen de slotkoers, dezelfde methoden die Microsoft in de Bedrijfsconsolidatie hanteert. Het omrekeningsverschil zet je op een aparte regel in het eigen vermogen, zodat de geconsolideerde balans sluit.
De holding factureert 10.000 euro per maand aan Bouw BV, dus 120.000 euro over het jaar. In de holding staat dat bedrag op een opbrengstrekening, bij Bouw BV op een kostenrekening. Geconsolideerd is het geen omzet en geen kosten, want de groep heeft niets aan een buitenstaander verkocht. Je zet daarom twee eliminatieregels in een apart tabblad: min 120.000 op de subcategorie Managementvergoeding opbrengsten en plus 120.000 op de subcategorie Managementvergoeding kosten, beide met een eigen kolomwaarde Eliminatie in plaats van een administratienaam. Hetzelfde doe je voor de onderlinge rekening-courant op de balans, die na eliminatie op nul hoort uit te komen.
Zet de intercompany posten in Business Central op eigen rekeningen of op een dimensie met de tegenpartij, dan zijn de eliminaties in Excel een kwestie van filteren en tegenboeken. Dit is het stuk dat in de Bedrijfsconsolidatie handmatig blijft; in Excel houd je het in elk geval zichtbaar en controleerbaar.
De draaitabel doet nu het werk: subcategorie op de rijen, administratie plus de kolom Eliminatie in de kolommen, boekjaar naast vergelijkingsjaar. De totaalkolom is je geconsolideerde resultaat. Ter illustratie: Holding BV 120.000 euro managementvergoeding, Bouw BV 2,4 miljoen euro omzet, Services Ltd 480.000 euro omzet na omrekening, eliminatie min 120.000, geconsolideerde omzet 2,88 miljoen euro. Elke regel is op dezelfde manier herleidbaar.
Werkt de groep met vierwekelijkse periodes in plaats van kalendermaanden, wat in de bouw vaak voorkomt, filter dan op de boekhoudperiodes van Business Central in plaats van op maandnummers.
Nu komt de vraag van de CFO. Dubbelklik op het geconsolideerde cijfer voor huisvestingskosten en de draaitabel toont de onderliggende regels: welke rekening, in welke administratie, welk bedrag. Show Details opent Business Central gefilterd op precies die rekening en dat datumbereik. De vraag wordt beantwoord terwijl hij gesteld wordt, in hetzelfde bestand, in plaats van als actiepunt dat een halve dag kost. Is de rapportage klaar voor het dossier, dan zet Formulas to Values de werkmap om in vaste getallen.
Er zijn vijf realistische routes naar een geconsolideerd resultaat uit Business Central, en ze passen bij verschillende situaties.
[[TABLE_START]]
Methode | Hoe het werkt | Live data | Eliminaties | Doorklikken naar de bron | Past bij
Handmatig exporteren | Per administratie exporteren naar Excel, plakken, mapping in een spreadsheet bijhouden | Nee, verouderd zodra er een boeking bijkomt | Handmatig, buiten elk systeem | Nee, terug naar Business Central per administratie | Groepen met twee administraties en weinig mutaties
Business Central Bedrijfsconsolidatie | Bedrijfseenheden, aparte geconsolideerde administratie, consolidatierekeningen per boekingsrekening, omrekenmethoden per rekening | Nee, periodieke overdracht | Handmatig volgens Microsoft | Beperkt, de geconsolideerde administratie bevat overgezette saldi | Stabiele groepen met wettelijke consolidatieplicht en een jaarlijkse geconsolideerde jaarrekening
Power BI | Datamodel over de administraties heen, dashboard voor een breed publiek | Afhankelijk van het vernieuwschema van het model | Zelf modelleren in het datamodel | Afhankelijk van het model | Groepen met een BI-team die financiële en operationele data in één dashboard willen
Exsion Reporting multi-company | Administraties aanvinken in het raster, tabellen 17 en 15 live in Excel, eliminaties als regels in de werkmap | Ja, vernieuwen met één klik | Zichtbaar in Excel, door de controller beheerd | Ja, dubbelklik in de draaitabel en Show Details | Groepen in één of meer Business Central-omgevingen met een gedeelde categoriestructuur en een maandelijkse groepsrapportage
Exsion Corporate | Consolidatietool voor Business Central-groepen met intercompany eliminaties, valutaomrekening en groepsrapportage over meerdere databases | Ja | Ingebouwd | Ja | Holdings met veel vennootschappen, verschillende databases of rekeningschema's die niet via categorieën op elkaar te leggen zijn
[[TABLE_END]]
Vraag in een demo waar de mapping leeft, of het tool kan aantonen dat de mapping compleet is, of je in één handeling van een geconsolideerd cijfer naar rekening en administratie komt, en of het de Business Central-rechten overneemt. Bij Exsion staat de mapping in de categorievelden van Business Central zelf, komen de rechten rechtstreeks uit Business Central en is Business Central het enige ERP waarvoor het product gebouwd is.
De methode hierboven gebruikt Exsion Reporting en werkt zolang alle vennootschappen in Business Central draaien en een gemeenschappelijke structuur van categorieën en subcategorieën kunnen delen. Voor een holding met drie administraties in één omgeving is dat voldoende, en de multi-company opzet werkt ook over meerdere omgevingen heen.
Sommige groepen hebben meer nodig. Staan vennootschappen in verschillende databases of andere systemen, zijn de rekeningschema's niet via categorieën alleen op elkaar te leggen, of vraagt de consolidatie om normalisatie en transformatie die verder gaat dan een gedeelde mapping, dan is Exsion Corporate daarvoor gebouwd. Het is de consolidatietool voor Business Central-groepen, met intercompany eliminaties, valutaomrekening en groepsrapportage over meerdere databases, en het ondersteunt naast consolidatierapportage ook CSRD-rapportage.
Is een gedeelde categoriestructuur haalbaar, begin dan met de methode in dit artikel; zo niet, dan heeft de groep een aparte consolidatielaag nodig. N+P Group laat zien hoe ver de eerste route reikt: die groep rapporteert over 45 entiteiten zonder een enkele export en groeide in vier jaar van 7 naar 50 licenties.
Stap zeven wordt het vaakst overgeslagen, en het is de stap die de consolidatie in jaar twee nog kloppend houdt. Wil je de methode tegen je eigen rekeningschema zien, dan installeer je Exsion vanuit AppSource in ongeveer vijf minuten en bevat de proefperiode van 30 dagen alle functies. De prijzen staan gewoon op de prijzenpagina, en een demo plan je via de contactpagina. De Engelstalige versie van deze aanpak, met video, vind je in het artikel over het consolideren van meerdere Business Central-administraties in Excel.
[[FAQ_START]]
Hoe consolideer ik meerdere vennootschappen in Business Central zonder een geconsolideerde administratie in te richten? | Geef elke grootboekrekening in elke administratie dezelfde rekeningcategorie en subcategorie, controleer dat geen rekening zonder mapping is overgebleven, en haal de grootboekposten (tabel 17) van alle administraties live in Excel. De subcategorieën vormen de regels van de geconsolideerde winst- en verliesrekening, en eliminaties zet je als aparte regels in dezelfde werkmap.
Wat is het verschil tussen de Bedrijfsconsolidatie van Business Central en consolideren in Excel? | De Bedrijfsconsolidatie zet saldi periodiek over naar een aparte geconsolideerde administratie via bedrijfseenheden en consolidatierekeningen per boekingsrekening, en Microsoft beschrijft het verwerken van eliminaties als handmatig. Consolideren in Excel leest de bronadministraties live bij elke vernieuwing en houdt de eliminaties zichtbaar in de werkmap.
Hoe verwerk ik intercompany eliminaties in een consolidatie in Excel? | Boek intercompany transacties in Business Central op eigen rekeningen of een dimensie met de tegenpartij, filter die posten in Excel en zet per subcategorie een tegenboeking op een apart eliminatietabblad met de kolomwaarde Eliminatie. Zo blijft elke eliminatie herleidbaar en sluit de onderlinge rekening-courant op nul.
Kan ik administraties in verschillende valuta consolideren in Excel? | Ja. Haal naast het bedrag ook de koers op uit de valutawisselkoersen (tabel 330), reken resultaatrekeningen om tegen de gemiddelde koers en balansrekeningen tegen de slotkoers, en zet het omrekeningsverschil op een aparte regel in het eigen vermogen.
Wanneer heb ik Exsion Corporate nodig in plaats van Exsion Reporting? | Exsion Reporting volstaat als alle vennootschappen in Business Central draaien en een gedeelde structuur van categorieën en subcategorieën kunnen delen. Staan vennootschappen in verschillende databases, zijn de rekeningschema's niet op elkaar te leggen of heb je ingebouwde eliminaties en valutaomrekening over veel entiteiten nodig, dan is Exsion Corporate de consolidatietool daarvoor.
[[FAQ_END]]